Pré-état daté : le guide complet

Ce qu'est un pré-état daté, et ce que le droit en dit

Vendre un appartement, c'est vendre une part d'un immeuble collectif. L'acquéreur n'achète pas seulement des mètres carrés : il achète une quote-part de charges, un budget voté par d'autres, des travaux décidés avant lui et parfois des impayés qu'il ignore. Le pré-état daté est le dossier qui met tout cela sur la table avant qu'il ne s'engage.

Première chose à savoir, et elle surprend souvent : l'expression pré-état daté n'apparaît dans aucun texte. C'est un nom de pratique, forgé par les professionnels de la vente immobilière. Une réponse ministérielle (Rép. min. n° 79469, JOAN du 15 septembre 2015) l'a relevé sans ambiguïté : ce document n'a aucune existence légale ou réglementaire.

Écrire que « le pré-état daté est obligatoire » est donc un raccourci. Ce qui est obligatoire, c'est la remise à l'acquéreur des informations et documents énumérés à l'article L. 721-2 du Code de la construction et de l'habitation, au plus tard à la signature de la promesse de vente. Le pré-état daté n'est que la forme sous laquelle la pratique rassemble ces informations : un contenant commode pour une obligation qui, elle, est bien réelle.

La distinction n'est pas une coquetterie de juriste. Elle commande trois réponses concrètes : qui peut établir le document, à quel prix, et ce qui se produit s'il manque. Ces trois réponses découlent du texte, pas du nom.

L'obligation est née de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, dite loi ALUR, qui a créé les articles L. 721-1 à L. 721-3 du CCH. L'ordonnance n° 2015-1075 du 27 août 2015 l'a ensuite assouplie sur la forme : les documents sont désormais remis plutôt qu'annexés à la promesse, par tout moyen et sur tout support, y compris dématérialisé, sous réserve de l'acceptation expresse de l'acquéreur. Le fond, lui, n'a pas bougé : la liste reste la liste.

Ce que la loi impose : la liste de l'article L. 721-2

L'article L. 721-2 pèse sur le vendeur. Il ne désigne aucun professionnel, ne réserve la compilation à personne et n'impose aucune mise en forme : il énumère un contenu. Dans le cas ordinaire — une promesse de vente signée avant l'acte authentique — l'acquéreur doit avoir reçu, au plus tard le jour de cette signature, les éléments qui suivent.

Les documents relatifs à l'organisation de l'immeuble

• La fiche synthétique de la copropriété, qui regroupe ses données financières et techniques essentielles (art. 8-2 de la loi n° 65-557).
• Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, accompagnés de leurs actes modificatifs publiés.
• Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années.
• Le carnet d'entretien de l'immeuble (art. 18 de la loi n° 65-557).
• La notice d'information relative aux droits et obligations des copropriétaires et au fonctionnement des instances de la copropriété.
• Les conclusions du diagnostic technique global (DTG), lorsqu'il en existe un (art. L. 731-1 du CCH).
• Le plan pluriannuel de travaux adopté, ou à défaut son projet — exigible depuis le 1er janvier 2024.

Les informations financières

• Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget payées par le vendeur au titre des deux exercices comptables précédant la vente.
• Les sommes pouvant rester dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires, et celles qui seront dues au syndicat par l'acquéreur.
• L'état global des impayés de charges au sein du syndicat, ainsi que la dette du syndicat vis-à-vis des fournisseurs.
• La quote-part du fonds de travaux rattachée au lot vendu et le montant de la dernière cotisation versée par le vendeur, lorsque ce fonds existe (art. 14-2 de la loi n° 65-557).

Deux quantités sont à retenir telles quelles, parce qu'elles sont la source la plus fréquente de dossiers incomplets : trois années de procès-verbaux, deux exercices comptables de charges. Ce ne sont pas les mêmes unités et elles ne se recouvrent pas.

Trois situations où la liste se réduit

• Vente par acte authentique sans promesse préalable : seuls les documents relatifs à l'organisation de l'immeuble et l'état global des impayés sont annexés au projet d'acte.
• Acquéreur déjà copropriétaire du même immeuble : les documents d'organisation ne lui sont pas dus — il les a déjà — mais les informations financières le restent intégralement.
• Lots annexes vendus seuls, comme une cave ou une place de stationnement : le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et les documents techniques ne s'appliquent pas.

L'attestation de superficie de la loi Carrez (art. 46 de la loi n° 65-557) ne fait plus partie de cette liste depuis 2015. Elle demeure une obligation autonome, avec ses propres sanctions — elle ne se traite donc pas dans le même dossier.

L'enjeu réel : sécuriser le départ du délai de rétractation

Que se passe-t-il si le dossier n'est pas remis ? C'est le point le plus mal compris du dispositif, et c'est aussi celui qui donne au pré-état daté sa valeur concrète pour un vendeur.

L'article L. 721-3 du CCH ne prononce ni la nullité de la vente, ni l'inopposabilité de quoi que ce soit. Il reporte un point de départ. Si les documents d'organisation et les informations financières ne sont pas remis au plus tard à la signature de la promesse, le délai de rétractation de l'article L. 271-1 ne court qu'à compter du lendemain de leur communication effective à l'acquéreur.

Ce délai de rétractation est de dix jours. Il court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre notifiant la promesse à l'acquéreur, ou de sa remise lorsqu'un professionnel l'atteste. Tant qu'il n'a pas commencé à courir, il n'est pas purgé.

L'effet pratique mérite d'être posé sans détour. Un vendeur qui signe une promesse sans avoir remis le dossier reste fermement engagé, tandis que son acquéreur conserve la faculté de se rétracter bien au-delà des dix jours ordinaires : le délai ne commencera à courir que le lendemain du jour où les informations lui auront été effectivement communiquées. Le calendrier de la vente reste ainsi suspendu à un acte que le vendeur seul peut accomplir, et qu'il n'a pas accompli. L'acte n'est pas invalide pour autant — il est simplement fragile plus longtemps que prévu.

C'est la seule promesse qu'un pré-état daté puisse honnêtement porter, et elle suffit : il ne rend pas la vente inattaquable, il sécurise le départ du délai de rétractation et évite qu'une promesse signée reste ouverte des semaines de plus que ce que les parties croyaient.

Une précision, parce qu'elle est souvent gommée : l'article L. 721-3 vise l'absence de remise, pas l'inexactitude. Un document remis mais comportant une information erronée relève d'un autre terrain, celui du dol ou de l'erreur (art. 1132 et 1137 du Code civil), dont le régime et les sanctions sont distincts. Complétude et exactitude sont deux exigences différentes, et elles ne se sanctionnent pas de la même façon.

Où trouver les pièces : l'extranet de la copropriété

Constituer un pré-état daté ne consiste pas à produire des documents : il s'agit d'en rassembler qui existent déjà. C'est le point que la plupart des vendeurs ignorent — la quasi-totalité des pièces est censée être déjà disponible sur l'extranet de la copropriété, sans prestation payante supplémentaire.

Depuis la loi ALUR, l'article 18 de la loi n° 65-557 impose au syndic professionnel de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés de la copropriété, sauf décision contraire de l'assemblée générale. Les syndics non professionnels — les copropriétés en gestion bénévole — n'y sont pas tenus.

Le contenu minimal de cet espace est fixé par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, sur trois niveaux d'accès :

La lecture croisée de ce décret et de l'article L. 721-2 est éclairante. Le deuxième niveau — celui qu'un copropriétaire vendeur ouvre avec ses propres identifiants — contient exactement les pièces financières les plus difficiles à obtenir autrement : le compte individuel, les charges des deux exercices clos, la part du fonds de travaux. Un vendeur qui n'a jamais ouvert son extranet a donc, très souvent, l'essentiel du dossier déjà à portée de main.

Il subsiste des trous. Le carnet d'entretien et la notice d'information manquent parfois ; les modificatifs publiés du règlement ne sont pas toujours en ligne ; l'état global des impayés du syndicat et la dette fournisseurs relèvent des annexes comptables jointes à la convocation de l'assemblée générale. Ces pièces se demandent alors au syndic ou au conseil syndical.

Comment l'obtenir : trois voies, trois logiques

Le demander au syndic

C'est la voie la plus répandue, et la plus naturelle : le syndic détient les pièces et tient les comptes. Elle a deux limites bien documentées. Le tarif d'abord : le pré-état daté n'ayant pas d'existence légale, il n'entre dans aucun plafond réglementaire et se facture librement, souvent plusieurs centaines d'euros. Le délai ensuite, qui dépend de la charge du cabinet et de la période — les mois qui suivent la saison des assemblées générales sont les plus tendus.

Il faut ajouter que le syndic n'est pas tenu de fournir cette prestation. Le document ne figurant dans aucun texte, il n'appartient ni au contrat-type de syndic ni au champ de sa mission légale : un syndic peut légitimement le refuser, ou le facturer au titre des prestations particulières.

Le constituer soi-même

Rien ne l'interdit, puisque l'obligation d'information pèse sur le vendeur et sur lui seul. La difficulté n'est pas juridique, elle est pratique. Il faut identifier chaque pièce exigée, extraire du compte individuel les charges des deux exercices, distinguer les provisions du budget prévisionnel des dépenses hors budget, retrouver le montant de la dernière cotisation au fonds de travaux, réunir trois années de procès-verbaux — puis présenter l'ensemble de façon qu'un notaire puisse le vérifier point par point.

Le confier à un tiers

Il n'existe aucun monopole du syndic sur le pré-état daté. L'obligation étant celle du vendeur, celui-ci peut mandater qui il souhaite pour compiler et mettre en forme les pièces qu'il détient. C'est précisément ce qui sépare ce dossier de l'état daté, lui réservé au syndic par l'article 5 du décret n° 67-223 — une différence développée dans le guide Pré-état daté ou état daté : quelle différence ?.

Un tiers qui produit ce dossier reste tenu à une frontière nette : il restitue et met en forme des données factuelles et comptables. Interpréter une situation juridique, qualifier une dette ou conseiller un vendeur sur les conséquences d'une clause relève de la consultation juridique réglementée par l'article 54 de la loi n° 71-1130 — ce n'est pas le même métier, et cela ne s'improvise pas dans un formulaire.

Quand, dans le calendrier de la vente

Le texte ne fixe qu'une seule échéance — la promesse — mais le dossier s'insère dans une séquence dont l'ordre a son importance :

1. Mise en vente. L'annonce mentionne déjà le statut de copropriété, le nombre de lots, le montant moyen annuel de la quote-part de budget prévisionnel à la charge du vendeur et l'existence éventuelle d'une procédure affectant l'immeuble (art. L. 721-1 du CCH).
2. Réunion des pièces. Le moment le plus élastique de la séquence : il dépend de ce qui est en ligne, de ce qu'il faut demander, et de la réactivité du syndic.
3. Promesse de vente. Les informations de l'article L. 721-2 sont remises au plus tard à cette signature. C'est la seule date que la loi impose.
4. Délai de rétractation. Dix jours, à compter du lendemain de la première présentation de la lettre notifiant la promesse à l'acquéreur, ou de sa remise attestée par un professionnel.
5. État daté. Quelques jours avant l'acte, le notaire le demande au syndic : il arrête les comptes du vendeur à la date de la mutation.
6. Acte authentique. La vente est parfaite et les comptes sont soldés entre le vendeur, l'acquéreur et le syndicat.

Reste la question de la preuve, qui est celle qui compte le jour où quelqu'un conteste. Lorsqu'un professionnel — agent immobilier mandaté, notaire — procède à la remise, celle-ci est attestée, et c'est cette attestation qui fait courir le délai. Entre particuliers, la preuve résulte d'une mention datée et signée de la main de l'acquéreur ; à défaut, la promesse est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.

Ce qui bloque en pratique

Les dossiers ne coincent presque jamais sur le droit. Ils coincent sur six ou sept situations qui reviennent avec une régularité remarquable :

• L'extranet jamais ouvert. Les identifiants ont été envoyés à l'entrée dans la copropriété, puis oubliés. Les redemander au syndic prend quelques jours ; s'en apercevoir la veille de la promesse en coûte davantage.
• Un procès-verbal manquant. Trois années d'assemblées, ce sont au moins trois documents ; il suffit qu'un seul manque pour que la liste ne soit pas satisfaite, et c'est presque toujours le plus ancien.
• Deux exercices, pas deux années. Un exercice comptable ne coïncide pas nécessairement avec l'année civile. Prendre les douze derniers mois au lieu des deux exercices clos produit un chiffre qui ne se raccorde à aucune annexe comptable.
• Le fonds de travaux oublié. La quote-part rattachée au lot et le montant de la dernière cotisation sont deux informations distinctes, et la seconde est régulièrement omise.
• La confusion avec l'état daté. Un vendeur demande « l'état daté » plusieurs semaines avant la promesse ; le syndic établit une pièce qui ne servira qu'à l'acte, la facture, et le dossier de la promesse n'a pas avancé d'un pas.
• Le syndic silencieux. Aucun texte n'enferme dans un délai la réponse d'un syndic à une demande de pièces qui ne relève pas de sa mission légale. C'est la raison pour laquelle un extranet complet change la donne.
• Les modificatifs non publiés. Le règlement de copropriété a parfois été modifié sans que l'acte modificatif ait été publié ; la version qui circule dans l'immeuble n'est alors pas celle qui fait foi.

Sur l'acceptation du dossier par le notaire, une formule vaut mieux qu'une promesse : un pré-état daté complet et exact n'a pas de motif d'être refusé. Ce qui se vérifie, c'est la présence de chaque information exigée et sa cohérence avec les comptes de la copropriété — pas la qualité de celui qui a tenu la plume.

Ne pas confondre avec l'état daté

Les deux noms se ressemblent au point que la confusion est l'une des premières causes de temps perdu dans un dossier de vente. Ils ne désignent pourtant ni le même document, ni le même auteur, ni le même moment.

Le détail de cette opposition — le contenu exact de l'état daté, l'origine et la portée du plafond de 380 € TTC, et les erreurs de calendrier qu'engendre la confusion — fait l'objet d'un guide dédié : Pré-état daté ou état daté : quelle différence ?. Les autres repères du corpus sont réunis dans l'index des guides.