Politique de confidentialité
Cette politique décrit les données personnelles que PRODUCTKRAFT traite lorsque vous commandez un pré-état daté, pourquoi elle les traite, combien de temps elle les conserve, et comment exercer vos droits.
Dernière mise à jour :
Responsable du traitement
Le responsable du traitement est PRODUCTKRAFT, société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), dont le siège social est situé 1 chemin des Bas Prés, 93200 Saint-Denis, France, immatriculée sous le numéro 981 648 942 R.C.S. Bobigny.
Pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@pre-etat-date-pro.fr ou adressez un courrier au siège social.
Aucun délégué à la protection des données n'a été désigné : les traitements décrits ci-dessous ne relèvent d'aucun des cas dans lesquels cette désignation est obligatoire.
Données traitées et origine
Données que vous nous fournissez directement
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Identification et contact | votre adresse électronique — c'est la seule donnée d'identité demandée pour commander ; ni adresse postale, ni téléphone |
| Objet de la commande | l'adresse du ou des lots concernés, leur nombre, le choix de l'option de traitement express |
| Paiement | les identifiants de la session et du paiement attribués par notre prestataire de paiement. Aucune donnée de carte bancaire ne transite par le site ni n'est conservée par nos soins |
| Renonciation au droit de rétractation | le fait que vous ayez exprimé la renonciation prévue à l'article 8 des conditions générales de vente, et son horodatage |
| Suivi de la commande | l'état de la commande et les dates clés : création, paiement, réception des pièces, livraison |
| Accès à votre commande | l'adresse confidentielle qui vous permet de retrouver votre commande sans compte ni mot de passe |
| Échanges | le contenu des messages que vous nous adressez et notre réponse |
| Formulaire de contact | le nom et l'adresse électronique que vous y indiquez, l'objet choisi et le contenu de votre message. Ces informations ne sont pas enregistrées dans le site : elles nous parviennent uniquement sous la forme d'un courrier électronique |
Si vous êtes agent immobilier apporteur d'affaires
Ces données ne concernent pas les acheteurs : elles ne sont traitées que si vous vous inscrivez à notre programme d'apporteurs d'affaires, sur la page [Partenaires](/partenaires).
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Identification et contact | vos nom et prénom, votre adresse électronique professionnelle et, si vous les indiquez, votre téléphone et le nom de votre agence |
| Vérification | l'adresse de votre profil LinkedIn et votre numéro de carte professionnelle, lorsque vous les fournissez. Ils servent à nous assurer que vous exercez réellement, et à rien d'autre |
| Facturation | votre numéro SIRET, nécessaire pour vous régler sur facture |
| Suivi | votre code de parrainage, le nombre de commandes qui vous sont rattachées et les versements que nous vous avons faits. Nous conservons également une note interne consignant la suite donnée à votre inscription |
Ce que nous ne vous transmettons pas : vous ne voyez jamais l'identité des acheteurs rattachés à votre code, ni l'adresse de leurs lots, ni le contenu de leurs commandes. Votre espace affiche un nombre et un solde. Symétriquement, un acheteur n'apprend rien de vous par le site.
La base légale est l'exécution du contrat d'apport d'affaires qui nous lie, et, pour le numéro SIRET et les versements, le respect de nos obligations comptables. Ces données sont conservées pendant la durée de la relation, puis pendant les durées légales applicables aux pièces comptables.
Si vous nous confiez l'accès à l'extranet de votre syndic
Ces données ne sont traitées que si vous choisissez ce mode, après paiement, depuis l'espace de votre commande. Il est facultatif : vous pouvez toujours déposer vos pièces vous-même, et revenir à ce dépôt à tout moment.
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Accès à l'extranet | l'adresse de l'extranet de votre syndic, votre identifiant et votre mot de passe. Ces trois valeurs sont chiffrées dès leur réception, au moyen d'une clé qui n'est pas conservée avec elles ; elles ne sont jamais enregistrées en clair, jamais envoyées par courrier électronique, et ne sont lisibles par aucun compte du site |
| Code de vérification | si votre extranet en demande un pour autoriser la connexion, le code que vous nous transmettez. Il est chiffré comme le reste et effacé dès qu'il a expiré |
| Journal des consultations | la date de chaque consultation de ces accès par notre équipe. L'identité du membre de l'équipe est conservée pour la dernière consultation : c'est le coffre qui la porte, et il n'en garde qu'une — le journal des étapes de la commande, lui, n'enregistre aucune adresse d'opérateur, par construction |
Combien de temps. Ces accès sont supprimés dès la livraison du document, l'annulation de la commande, ou le retrait de l'accès par le Client — donc, dans le cours normal d'une commande, en quelques heures. Le délai de 90 jours à compter de la transmission indiqué plus bas est un plafond, qui ne concerne que les commandes n'aboutissant à aucune de ces trois issues.
Ce que nous en faisons, et rien d'autre. Nous nous connectons à cet extranet en votre nom, sur votre mandat, pour y télécharger les pièces énumérées ci-dessous. Nous n'y écrivons rien, nous n'y consultons rien d'autre, et nous n'entrons en contact avec votre syndic à aucun moment.
Un tel accès donne souvent à voir davantage que les pièces de votre commande. C'est la raison pour laquelle nous vous le demandons seulement si vous le proposez, pourquoi nous journalisons chaque consultation, et pourquoi vous pouvez le retirer d'un clic depuis votre commande.
Données contenues dans les pièces réunies pour votre commande
Pour rédiger le document, nous traitons les pièces de copropriété réunies pour votre commande — que vous les ayez déposées vous-même ou que nous les ayons récupérées sur l'extranet de votre syndic : appel de fonds, annexes comptables, procès-verbaux d'assemblée générale, règlement de copropriété et état descriptif de division.
Ces documents comportent des informations vous concernant — votre lot, votre quote-part, votre compte individuel — mais aussi, par construction, des informations relatives à d'autres copropriétaires : noms, quotes-parts, montants d'impayés, votes en assemblée. Ce cas particulier est traité à la section « Données concernant des tiers ».
Nous conservons également le nom du fichier, son format et sa taille, ainsi que le document final que nous produisons.
Données techniques
Les journaux techniques de nos hébergeurs, tenus pour assurer le fonctionnement et la sécurité du service, peuvent contenir votre adresse IP et des informations relatives à votre navigateur. Nous n'exploitons ces journaux à aucune fin de mesure d'audience ni de profilage.
Finalités et bases légales
Chaque traitement repose sur une base légale distincte, indiquée ci-dessous :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Enregistrer la commande, produire le document et vous le livrer | Exécution du contrat conclu avec vous (art. 6.1.b du RGPD) |
| Vous donner accès à votre commande et vous adresser les messages liés à son avancement | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Encaisser le paiement | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Établir et conserver la facture et les pièces comptables | Obligation légale à laquelle nous sommes soumis (art. 6.1.c), en application du code de commerce et du livre des procédures fiscales |
| Conserver la trace horodatée de la renonciation au droit de rétractation et des étapes de la commande | Intérêt légitime à établir la preuve de l'exécution du contrat et à défendre nos droits (art. 6.1.f) |
| Traiter une réclamation, y compris au titre de la garantie de l'article 7 des conditions générales de vente | Exécution du contrat (art. 6.1.b) et intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Répondre à une demande adressée par le formulaire de contact | Intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous sollicitent (art. 6.1.f) ; exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande lorsque le message précède une commande (art. 6.1.b) |
| Nous connecter à l'extranet de votre syndic pour y récupérer les pièces de votre commande, lorsque vous nous en donnez l'accès | Exécution du contrat (art. 6.1.b), sur le mandat exprès que vous nous donnez au titre de l'article 9 bis des conditions générales de vente. Ce mandat est révocable à tout moment depuis votre commande |
| Conserver la trace horodatée de chaque consultation de ces accès par notre équipe | Intérêt légitime à pouvoir établir qui s'est connecté, quand, et à quoi (art. 6.1.f) — cette trace existe d'abord pour vous |
| Assurer la sécurité du service et prévenir les usages abusifs | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
Nous n'utilisons vos données à aucune fin de prospection commerciale et ne les cédons à personne. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé.
Durées de conservation
| Données | Durée | Motif |
|---|---|---|
| Pièces de copropriété réunies pour votre commande | 90 jours à compter de la livraison du document | Minimisation : ce délai couvre le service après-vente et la mise en œuvre de la garantie, au-delà duquel ces pièces ne nous sont plus utiles |
| Accès à l'extranet de votre syndic (adresse, identifiant, mot de passe, code de vérification) | Supprimés dès la livraison du document, l'annulation de la commande, ou le retrait de l'accès par le Client. Plafond : 90 jours à compter de la transmission | Un identifiant n'a plus d'objet dès que les pièces sont réunies : la suppression est donc immédiate dans le cours normal d'une commande, et le plafond ne vise que celles qui resteraient sans issue |
| Journal des consultations de ces accès | 5 ans à compter de la livraison | Cette trace doit SURVIVRE à l'accès qu'elle décrit, sinon elle ne prouve rien : elle suit donc la durée du journal des étapes de la commande, et non celle des identifiants |
| Sauvegardes chiffrées de la base | au plus 30 jours | Une suppression en base ne retire pas une ligne d'une sauvegarde antérieure ; la fenêtre ci-contre est donc le délai au terme duquel une donnée supprimée a réellement disparu partout |
| Document livré | 5 ans à compter de la livraison | Pouvoir établir ce qui vous a été remis pendant la durée de prescription des actions en matière commerciale |
| Données de commande (adresse électronique, adresse du lot, statut, dates) | 5 ans à compter de la livraison | Même motif |
| Trace de la renonciation et journal des étapes de la commande | 5 ans à compter de la livraison | Conserver la preuve du consentement exigé par le code de la consommation et de la bonne exécution du contrat, pendant la durée de prescription |
| Factures et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice | Durée imposée par le code de commerce |
| Messages reçus par le formulaire de contact | 12 mois à compter de notre dernière réponse | Pouvoir reprendre le fil d'un échange ; ces messages ne sont pas enregistrés dans le site, la durée est celle de leur conservation dans notre messagerie |
À l'expiration de ces durées, les données sont supprimées. L'adresse confidentielle donnant accès à une commande cesse de fonctionner en même temps que la commande est supprimée.
Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont accessibles qu'aux personnes de notre équipe qui produisent le document, et aux prestataires techniques ci-dessous, qui agissent sur nos instructions et pour notre seul compte, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance :
| Prestataire | Rôle | Localisation | Encadrement des transferts |
|---|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd | Hébergement de la base de données et des fichiers (buckets privés) | Données stockées en région Union européenne ; société de droit singapourien | Clauses contractuelles types de la Commission européenne (module responsable de traitement vers sous-traitant), prévues au contrat de sous-traitance |
| Vercel Inc. | Hébergement et exécution de l'application web | Société de droit américain | Clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues au contrat de sous-traitance |
| Stripe Payments Europe, Limited | Encaissement du paiement, en page de paiement hébergée par Stripe | Irlande (Union européenne), avec des entités du groupe hors UE | Traitement principal dans l'Union européenne ; les transferts intra-groupe hors UE sont encadrés par les clauses contractuelles types |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | Envoi des emails transactionnels (reçu, lien du portail, livraison), acheminement du lien de connexion et des messages du formulaire de contact | Société de droit américain | Clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues au contrat de sous-traitance |
| ImprovMX Incorporated | Redirection vers notre messagerie du courrier adressé directement à notre adresse de contact | Société de droit américain (Delaware) | Clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues au contrat de sous-traitance |
La base de données et les fichiers que vous déposez sont hébergés en région Union européenne. Les sociétés qui fournissent ces services sont en revanche établies hors de l'Union européenne ; les transferts qui en résultent, notamment pour les besoins de l'exploitation et du support technique, sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.
En dehors de ces prestataires, vos données ne sont communiquées à aucun tiers, sauf demande d'une autorité administrative ou judiciaire habilitée.
Mesures de sécurité
L'architecture du service a été conçue pour que les documents de copropriété ne soient jamais atteignables depuis un navigateur :
- les fichiers sont stockés dans des espaces privés, dépourvus de toute règle d'accès ouverte à un rôle utilisateur : aucun navigateur ne peut y lire ni y écrire directement ;
- tout dépôt et tout téléchargement passe par notre serveur, qui seul détient la clé d'accès à ces espaces ; cette clé n'est jamais transmise au navigateur ;
- les téléchargements s'effectuent au moyen d'une adresse signée émise par le serveur et valable 60 secondes seulement ;
- l'accès à une commande repose sur une adresse confidentielle, propre à cette seule commande, vérifiée à chaque consultation par le serveur ; elle n'ouvre aucune session et ne donne accès à aucune autre commande ;
- le back-office est protégé par une authentification individuelle, doublée d'un contrôle d'appartenance à l'équipe appliqué par la base de données elle-même ;
- les échanges entre votre navigateur et le site sont chiffrés ;
- les actions significatives sur une commande sont journalisées, ce qui permet de reconstituer qui a fait quoi et quand.
Les accès d'extranet que vous nous confiez
Ils font l'objet de protections propres, parce qu'ils ouvrent un système qui n'est pas le nôtre :
- ils sont chiffrés avant d'être enregistrés, au moyen d'une clé qui ne se trouve pas dans la base de données : quiconque obtiendrait une copie de celle-ci n'y lirait rien d'exploitable ;
- chaque valeur chiffrée est liée à votre commande : recopiée sur une autre commande, elle devient illisible plutôt que de s'ouvrir ;
- ils sont conservés dans une table à part, à laquelle aucun compte du site n'a le moindre droit d'accès — ni un compte client, ni un compte partenaire, ni même un compte de notre équipe : seul le serveur y accède, depuis les écrans qui en ont besoin ;
- ils ne figurent dans aucun courrier électronique, dans aucun journal technique et dans aucun message d'erreur ;
- chaque consultation en clair par notre équipe est enregistrée, avec sa date ; l'auteur est conservé pour la dernière d'entre elles.
Une réserve, que nous préférons écrire : la suppression porte sur notre base de données. Nos sauvegardes chiffrées antérieures, conservées au plus 30 jours, peuvent encore contenir la valeur chiffrée. Elle y reste inexploitable, la clé ne figurant pas dans ces sauvegardes.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifions la Commission nationale de l'informatique et des libertés dans les conditions et délais prévus par le RGPD, et vous en informons lorsque le risque est élevé.
Données concernant des tiers
Les pièces réunies pour votre commande contiennent des données personnelles de copropriétaires qui ne sont pas nos clients et qui ne nous les ont pas transmises eux-mêmes. Cette situation appelle trois précisions.
Lorsque nous récupérons les pièces sur l'extranet de votre syndic, c'est nous qui les choisissons. Nous nous en tenons strictement aux quatre familles énumérées plus haut, alors même que l'accès en montre davantage : la limite n'est plus votre geste, elle est notre instruction, et c'est une raison de plus pour que chaque consultation soit journalisée.
Qui répond de quoi
PRODUCTKRAFT est responsable du traitement qu'elle opère sur ces données : c'est elle qui décide de les traiter pour produire le document, et qui en détermine les moyens et la durée. Elle en répond à ce titre.
Vous répondez, de votre côté, du choix des pièces que vous transmettez : vous garantissez être en droit de nous les communiquer, et vous vous engagez à ne déposer que les documents nécessaires à votre commande. Transmettre davantage n'améliore pas le document livré et étend inutilement le traitement. Si vous nous confiez un accès d'extranet, vous garantissez de la même manière être en droit d'en confier l'usage — et ce choix-là, comme le précédent, reste le vôtre.
Base légale et minimisation
Le traitement de ces données repose sur notre intérêt légitime à exécuter la prestation que vous avez commandée, laquelle sert elle-même l'information de l'acquéreur imposée au vendeur par le code de la construction et de l'habitation. Nous n'exploitons ces données pour aucune autre finalité, ne les enrichissons pas, n'en constituons aucun fichier de copropriétaires et supprimons les pièces sources dans les quatre-vingt-dix jours suivant la livraison. Lorsque nous les récupérons nous-mêmes, nous ne téléchargeons que ces quatre familles et ne consultons rien d'autre.
Information des personnes concernées
Le RGPD prévoit qu'une personne dont les données sont collectées auprès d'un tiers en soit informée, sauf lorsque cette information se révèle impossible ou exigerait des efforts disproportionnés. Nous ne disposons ni des coordonnées des autres copropriétaires ni d'un moyen de les obtenir sans étendre le traitement que nous cherchons précisément à limiter. Nous nous prévalons de cette exception et rendons, en contrepartie, la présente politique publiquement accessible : elle constitue l'information de ces personnes.
Tout copropriétaire dont les données figureraient dans une pièce qui nous a été transmise peut nous écrire à contact@pre-etat-date-pro.fr pour exercer ses droits, dans les mêmes conditions que nos clients.
Vos droits
Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :
- droit d'accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie ;
- droit de rectification : faire corriger une donnée inexacte ou incomplète ;
- droit à l'effacement, dans les limites de nos obligations légales de conservation, notamment comptables ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d'opposition, pour les traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
- droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies, dans un format lisible par machine ;
- droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, utilisez le formulaire de contact en choisissant l'objet « Données personnelles » ou écrivez à contact@pre-etat-date-pro.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, délai qui peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ; vous en êtes alors informé. Si un doute raisonnable existe sur votre identité, nous pouvons vous demander un justificatif, dont nous ne conservons pas de copie au-delà du traitement de la demande.
Vous pouvez enfin introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou depuis son site www.cnil.fr.
Évolution de cette politique
Cette politique peut être modifiée pour tenir compte d'une évolution du service, d'un changement de sous-traitant ou d'une évolution de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. Lorsqu'une modification affecte substantiellement le traitement de vos données, nous vous en informons par courrier électronique.