Où trouver les pièces de son pré-état daté
Un vendeur en copropriété sait qu'un dossier de pièces doit être remis à l'acquéreur avant la promesse. Ce qu'il ignore souvent, c'est que la quasi-totalité de ces pièces est déjà accessible en ligne, dans l'espace sécurisé que son syndic est tenu de lui proposer.
Une obligation du syndic professionnel
L'article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 impose au syndic professionnel de proposer aux copropriétaires un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés de l'immeuble. Cette obligation, introduite par la loi ALUR, est applicable depuis le 1er janvier 2015.
L'assemblée générale peut dispenser le syndic de cette obligation, par une décision prise à la majorité de l'article 25. Un extranet absent n'est donc pas systématiquement une anomalie : il peut être l'effet d'un vote.
L'obligation ne pèse que sur le syndic professionnel. Un syndic non professionnel — un copropriétaire élu par l'assemblée pour gérer bénévolement l'immeuble — n'y est pas tenu, quelle que soit la taille de la copropriété. Un vendeur dans cette situation ne trouve aucun espace en ligne à consulter.
Le contenu minimal, fixé par décret, en trois niveaux
Le contenu minimal de cet espace sécurisé est fixé par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, en vigueur depuis le 1er juillet 2020. Le texte distingue trois niveaux d'accès, selon la qualité de la personne qui consulte.
Le premier niveau (art. 1er) est ouvert à tous les copropriétaires :
- le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et leurs modificatifs publiés
- la fiche synthétique la plus récente de la copropriété
- le carnet d'entretien de l'immeuble
- les diagnostics des parties communes en cours de validité
- les contrats d'assurance de l'immeuble et le contrat de syndic
- les contrats et marchés en cours
- les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis approuvés
Le second niveau (art. 2) est réservé à chaque copropriétaire pour son propre lot — c'est le plus utile pour un vendeur, puisqu'il rassemble une partie des informations financières que l'article L. 721-2 impose de remettre à l'acquéreur :
| Document | Portée |
|---|---|
| Compte individuel | Solde du compte du copropriétaire au sein du syndicat |
| Charges courantes des deux derniers exercices clos | Budget prévisionnel et charges hors budget payées par le copropriétaire |
| Part du fonds de travaux rattachée au lot | Quand un fonds de travaux existe |
| Avis d'appel de fonds | Des trois dernières années |
Le troisième niveau (art. 3) est réservé au conseil syndical, pour l'exercice de sa mission de contrôle : balances générales, relevés des comptes bancaires séparés, assignations et décisions non définitives, liste des copropriétaires, carte professionnelle et attestations d'assurance du syndic. Un vendeur qui ne siège pas au conseil syndical n'y a normalement pas accès.
Compris dans le forfait de gestion, sans que la loi écrive « gratuit »
L'accès à cet espace ne s'ajoute pas aux charges du copropriétaire — mais ce n'est pas ce qu'écrit littéralement l'article 18. Le mot « gratuit » n'y figure pas.
La gratuité résulte de la combinaison de deux textes : l'obligation de l'article 18 d'une part, et d'autre part le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, qui fixe le contrat-type de syndic et range cet accès en ligne dans le forfait de base de la gestion courante — celui que le copropriétaire finance déjà par ses charges.
C'est une nuance de rédaction, pas un détail : la gratuité de l'extranet n'est pas une phrase que l'on peut citer d'un seul texte. Elle se déduit du rapprochement des deux décrets.
Pour chaque pièce du dossier, où la trouver
Le rapprochement entre la liste de l'article L. 721-2 et le contenu de l'extranet montre qu'une large part du dossier est déjà accessible en ligne, sans démarche auprès du syndic.
| Pièce du dossier | Où la trouver |
|---|---|
| Fiche synthétique de la copropriété | Niveau A de l'extranet (art. 1er, décret n° 2019-502) |
| Règlement de copropriété, état descriptif de division et modificatifs | Niveau A de l'extranet ; à défaut, l'acte d'achat initial, qui les annexait déjà |
| Procès-verbaux des trois dernières assemblées générales | Niveau A de l'extranet ; à défaut, les convocations et comptes rendus reçus par courrier |
| Carnet d'entretien de l'immeuble | Niveau A de l'extranet |
| Diagnostics des parties communes en cours de validité | Niveau A de l'extranet |
| Charges courantes des deux derniers exercices clos | Niveau B de l'extranet (art. 2) ; à défaut, les avis d'appel de fonds conservés par le vendeur |
| Sommes restant dues par le vendeur au syndicat | Niveau B de l'extranet, dans le compte individuel |
| Quote-part du fonds de travaux rattachée au lot | Niveau B de l'extranet, quand un fonds de travaux existe |
| Avis d'appel de fonds des trois dernières années | Niveau B de l'extranet ; à défaut, les avis reçus et conservés par le vendeur |
| État global des impayés du syndicat et dette fournisseurs | Non désigné par le décret parmi les trois niveaux ; une demande écrite au syndic |
| Notice d'information sur le fonctionnement de la copropriété | Non désignée par le décret parmi les trois niveaux ; une demande écrite au syndic |
| Diagnostic technique global et plan pluriannuel de travaux, quand ils existent | Non désignés par le décret parmi les trois niveaux ; une demande écrite au syndic |
Deux pièces de la liste ne se trouvent nulle part dans le décret n° 2019-502 : l'état global des impayés du syndicat et la notice d'information. Rien n'indique qu'elles doivent figurer sur l'extranet, sous l'un des trois niveaux d'accès qu'il définit — leur obtention passe par une demande écrite adressée au syndic.
La liste complète des pièces exigées par l'article L. 721-2 du Code de la construction et de l'habitation, avec leur fondement et leur quantité exacte, est détaillée dans Documents du pré-état daté : la liste de l'article L. 721-2.
Quand le syndic n'est pas tenu de proposer un extranet
Deux situations laissent un vendeur sans extranet à consulter.
La première est celle du syndic non professionnel : l'article 18 ne s'impose qu'au syndic professionnel, pas à lui, qui n'a donc aucune obligation de proposer un accès en ligne.
La seconde est celle d'une assemblée générale qui a voté la dispense, à la majorité de l'article 25. Le syndic professionnel reste dans ce cas dans les clous de la loi sans extranet.
Dans les deux cas, le vendeur n'a pas d'autre choix que de s'adresser directement, et par écrit, au syndic pour obtenir les pièces qui lui manquent — la démarche que l'extranet dispense normalement de faire pièce par pièce. Le choix entre s'adresser soi-même au syndic ou passer par un service en ligne pour réunir le dossier est développé dans Syndic ou service en ligne pour son pré-état daté ?.
Un extranet incomplet, ou un syndic qui ne répond pas
Un extranet existant n'est pas nécessairement à jour : un procès-verbal récent qui manque, un compte individuel qui n'a pas été actualisé après le dernier appel de fonds, un document qui date d'un exercice antérieur.
Aucun texte identifié dans la recherche de fondation de ce guide ne fixe de délai précis de mise à jour de l'extranet, ni de sanction spécifique attachée à un retard vis-à-vis d'un copropriétaire qui n'est pas membre du conseil syndical. Ce point n'est pas tranché ici.
Ce qui reste disponible dans tous les cas, c'est ce que le vendeur détient déjà de son côté : les avis d'appel de fonds reçus au fil des années, les procès-verbaux d'assemblée déjà communiqués, et l'acte d'achat initial, qui portait en annexe le règlement de copropriété et l'état descriptif de division au moment de l'acquisition.
Le risque n'est pas propre à l'extranet : c'est celui, plus général, d'un dossier remis après la signature de la promesse. L'article L. 721-3 du CCH ne prononce alors ni nullité ni inopposabilité de la vente ; il reporte le point de départ du délai de rétractation de l'article L. 271-1 au lendemain de la communication effective des pièces manquantes, pendant que le vendeur reste, lui, fermement engagé. Ce mécanisme est détaillé dans Dossier incomplet : quel effet sur le délai de rétractation ?.
Aller plus loin
Le détail de l'obligation d'information portée par l'acquéreur — la liste complète, le calendrier de la vente et ce qui bloque en pratique — est traité dans Pré-état daté : le guide complet.